J’ai eu le plaisir d’animer mardi 18 juin un webinaire dans le cadre de mon cycle de conférences « Coaching d’équipe de direction ». Nous avons eu une participation exceptionnelle avec plus de 200 inscrits, ce qui témoigne de l’importance du sujet « Quelles stratégies pour une réunion CODIR plus efficace ? »
Plan du Webinaire
Le webinaire s’est articulé autour de trois axes principaux pour améliorer l’efficacité des réunions CODIR :
- Clarifier le WHAT de l’équipe : Que faisons-nous ensemble ?
- S’accorder sur le HOW : De quelle manière souhaitons-nous le faire ?
- Définir le WHY : Pour quoi le faisons-nous ensemble ?
Clarifier le WHAT de l’équipe : Que faisons-nous ensemble ?
Il est essentiel de commencer par clarifier la mission et les objectifs des réunions CODIR. Une question simple mais cruciale à poser à chaque équipier est : « Quelle est la mission du CODIR, selon toi ? » Il n’est pas rare de constater que chaque membre a une réponse différente, ce qui pose un problème d’alignement, de vision et d’objectifs non partagés
Pour éviter ces écueils, il est primordial de définir ensemble les objectifs de la réunion. Par exemple, décider si l’objectif principal est de prendre des décisions stratégiques ou simplement d’échanger des informations. Une réunion sans objectif clair et partagé est une réunion vouée à l’échec.
Exemple Pratique
J’ai partagé l’exemple d’un CODIR que j’ai récemment accompagné. Cette équipe se plaignait de la qualité et du manque d’intérêt de ses réunions. En la questionnant, j’ai remarqué que 90% des sujets abordés étaient opérationnels et non stratégiques. Nous avons mis en place une réunion hebdomadaire dédiée aux sujets opérationnels et une réunion mensuelle axée sur les sujets stratégiques. Cette nouvelle organisation a permis une meilleure clarté et une plus grande efficacité.
S’accorder sur le How : De quelle manière souhaitons-nous le faire ?
La deuxième partie du webinaire portait sur les règles de fonctionnement des réunions CODIR. Définir clairement les rôles et responsabilités de chaque membre est crucial. J’ai proposé l’outil des « rôles délégués » d’Alain Cardon, où chaque membre prend en charge un rôle spécifique pour chaque réunion, comme gardien du temps, animateur, gardien de l’objectif ou facilitateur de la prise décision. Cela permet de structurer la réunion et d’assurer une participation active de tous.
Un autre point clé est de faire émerger l’implicite. Souvent, les attentes et les règles non dites créent des dysfonctionnements et des incompréhensions. En clarifiant ces règles et en s’assurant que tout le monde les comprend et les accepte, on peut éviter de nombreux malentendus et améliorer la dynamique de l’équipe.
Exemple Pratique
Un autre exemple que j’ai partagé concernait Vincent, un leader qui avait du mal à déléguer. En travaillant avec son équipe, nous avons utilisé les rôles délégués pour répartir les responsabilités de manière plus équilibrée, ce qui a permis à chaque membre de trouver sa place et de contribuer plus activement.
Définir le WHY : Pour quoi le faisons-nous ensemble ? (Pour servir quelle vision ?)
Le « Why » est le carburant de l’équipe. C’est la vision partagée qui donne du sens à l’action collective. Travailler sur la vision de l’équipe permet de s’assurer que tout le monde va dans la même direction.
Exercice Pratique
Pour illustrer cela, j’ai proposé un exercice simple mais puissant : prendre un temps de recul avec les membres du CODIR pour répondre collectivement à ces 3 questions :
- Quelles sont nos forces ? (= ce qui nous rend unique)
- Quelles sont nos valeurs et comment les incarner ?
- Quelle est notre ambition collective ?
La session s’est terminée par une série de questions-réponses où les participants ont pu poser des questions spécifiques et recevoir des conseils personnalisés. Voici quelques-unes des questions abordées :
Questions et Réponses
1. Comment structurer avec intelligence émotionnelle et diplomatie son intervention en CODIR ? J’ai recommandé d’utiliser la communication non violente pour exprimer ses ressentis et ses besoins sans pointer du doigt, en favorisant une discussion honnête et authentique.
2. Comment sortir du train-train en réunion ? J’ai suggéré des méthodes comme challenger les habitudes en changeant de place en réunion , organiser des formats de réunion différents (réunion outdoor, sans table, avec des Swiss balls …) ou utiliser des outils de brainstorming comme les six chapeaux de Bono pour encourager la créativité et l’expression de tous.
3. Comment assurer la bonne exécution des décisions prises en réunion ? Il est crucial de rédiger un relevé de décisions et de revenir sur les engagements pris lors de la réunion précédente, d’identifier les obstacles à leur mise en œuvre et de trouver ensemble des solutions pour les surmonter.
Conclusion
Pour conclure, j’ai rappelé l’importance de l’engagement de chaque membre du CODIR pour améliorer l’efficacité des réunions. Une équipe investie et alignée sur des objectifs communs est une équipe plus performante. J’ai encouragé à appliquer les stratégies et les outils présentés et à me contacter pour une consultation personnalisée.